s'organiser au travail et gagner du temps pour soi : 5 outils indispensables
Zen au boulot

S’organiser au Travail et Gagner du Temps : 5 outils indispensables

S’organiser au travail. Ouille ! Voilà une idée plutôt rebutante. 

Pour vous, tout comme pour moi. 

C’est vrai, dans le fond, s’organiser, cela n’est pas facile et peu naturel. Quand on y réfléchit, cela demande de l’énergie et de s’y mettre consciemment. 

Et s’organiser, juste pour la satisfaction d’être organisée… hum…, ça ne sert à rien en fait. Alors, il faut absolument y trouver de vrais bénéfices pour soi. 

La vie professionnelle est de plus en plus « trépidante », pour ne pas dire stressante.  Nous sommes fortement sollicités.  Nous gérons des tâches et événements multiples en permanence au quotidien. Nous sommes harcelés par nos boîtes mail qui débordent de messages (non tous nécessaires d’ailleurs), par les demandes inopinées des collègues qui ne comprennent pas que vous n’avez toujours pas répondu à leur message d’il y a 3 minutes 12 secondes, par votre chef qui veut instantanément un rapport pour la réunion de 15 heures (oui, vous auriez quand même pu deviner hier qu’il en aurait besoin ce jour). Sans compter, qu’un de vos clients veut absolument obtenir un rendez-vous d’ici 48 heures. 

Ça ne vous rappelle rien ça ? 

Pour faire face à cela, mieux avoir une solide organisation et une belle capacité à réguler son travail pour ne pas se laisser dépasser par le tourbillon de ses missions. 

Vous voulez gagner du temps ? Vous aspirez à être plus zen au boulot ?

Je vous propose de découvrir les méthodes et les outils que j’utilise pour bien m’organiser au travail. Ils sont devenus de véritables alliés pour servir mon unique objectif : me libérer du temps et alléger ma charge mentale.

S’organiser au travail pour se libérer du temps : c’est une stratégie !

Comme vous le savez, je suis une slasheuse par choix. Je cumule plusieurs métiers : chef de service dans une entreprise / coach en transition professionnelle / blogueuse. Mes journées sont bien remplies et il est important que je garde de l’énergie tout au long de celles-ci. Il est aussi primordial pour moi de pouvoir switcher d’une activité professionnelle à l’autre en toute sérénité, rapidement et efficacement. 

S’organiser au travail : de multiples bénéfices

Dans ma vie salariée et dans mon activité de freelance, j’applique les mêmes principes d’organisation, et j’utilise les mêmes outils. Mon système fonctionne dans tous les cas. Et heureusement !

Ce que je recherche, c’est un maximum d’efficacité sur le temps de travail, pour accomplir toutes les tâches, rendez-vous et réunions qui m’incombent. 

Et tout cela dans quel but me direz-vous ?

➡️ Pour me libérer du temps au bénéfice de ma vie familiale et personnelle. 

J’aurais dû écrire :  « Dans quels buts, en fait ? »

Car les bénéfices vont bien au-delà d’un « plus de temps pour moi et ma famille ». Etre efficace dans mon job, cela me permet aussi : 

  • d’être satisfaite du travail accompli, parce que j’ai avancé et limité le retard;
  • de tenir les échéances;
  • de rester motivée, de me sentir moins débordée;
  • de diminuer la charge mentale, gros fléau pour moi;
  • de me dégager du temps sur le temps professionnel pour développer de nouveaux projets;

Mon organisation et mon efficacité au travail rendent possible des éléments d’équilibre vie pro – vie perso auxquels je tiens :

  • quitter le soir à des horaires raisonnables;
  • ne pas travailler le week-end (oui, je sais, c’est une situation qui devrait être juste normale, mais nombreux sont les cadres qui travaillent chez eux le soir et le week-end);
  • me libérer du temps pour la vie familiale et personnelle;

S’organiser au travail, cela s’organise !

Alors oui, m’organiser dans mon travail, ce n’est pas mon activité favorite.  Mais je m’y tiens grâce à quelques outils bien choisis. Ils doivent être simples, fluides, intuitifs et utilisables en tous lieux. Il n’est pas question de mettre en place un système d’organisation professionnelle trop rigide. Loin de là !!!

Je garde bien à l’esprit que ce sont les outils qui doivent être à mon service, et non pas moi qui doit en être esclave. Ceci est très important, car sinon je peux dévier et passer trop de temps à m’organiser : un comble !

S’organiser au travail, c’est donc bien toute une stratégie au bénéfice de son bien-être, à la fois personnel et professionnel ! Une fois que votre organisation est bien rôdée, vous mettez en place des habitudes qui vous facilitent la vie professionnelle au quotidien. 

Les 3 erreurs fatales à une bonne organisation professionnelle

Avoir trop d’outils d’organisation

Pour être bien organisé au travail, le plus simple est … d’avoir un système simple composé d’un coeur d’outils. Avec 3 à 5 outils bien choisis, que vous maîtrisez parfaitement, vous pouvez mettre en place une organisation professionnelle solide. 

Utiliser trop de supports ou d’applis différentes complexifie le système, vous disperse et sera consommateur de plus de temps. Et ce n’est pas ce que vous recherchez ! 

Il est également important que vous ayez un accès permanent à ceux-ci. Que vous optiez pour des supports de notes ou des outils numériques, ceux-ci doivent pouvoir vous suivre dans tous vos déplacements. 

Ne les utiliser que partiellement 

Quand vous aurez choisi vos 5 outils essentiels, utilisez-les au maximum de leurs possibilités. 

L’avez vous remarqué ? Il est rare que nous utilisions les outils à leur plein potentiel. Connaissez-vous toutes les potentialités de votre agenda électronique ou de votre smartphone, qui, personnellement, me sert plus à autre chose qu’à téléphoner au final ?

Soyez curieux, explorez toutes les fonctions qu’un même outil peut avoir, qu’il soit papier ou numérique. 

Par exemple, l’agenda électronique peut aussi servir à prévenir votre interlocuteur d’un rendez-vous que vous venez de fixer ensemble, en lui envoyant directement une notification. Fonction plutôt pratique pour qu’il n’oublie pas de l’inscrire de son côté dans son agenda. 

Changer d’outil au gré des modes et des nouveautés

Un système d’organisation fiable requiert un minimum de stabilité … tout en l’améliorant au fil du temps. Si vous avez trouvé les outils qui vous conviennent, n’en changez pas par effet de mode. Regardez plutôt ce que les nouveautés apportent de réellement différent, et voyez si vous pouvez injecter ces améliorations dans votre système établi. 

Nous sommes sur-alimentés en applications, techniques d’organisation et outils plus géniaux les uns que les autres. Restons simple et pragmatique. 

Si un nouvel outil révolutionnaire voit le jour et qu’il vous permet d’améliorer vraiment significativement votre organisation professionnelle, alors là faites le pas.  Et utilisez le à 110 % de ses capacités. N’oubliez pas dans ce cas de supprimer de votre système le ou les outils d’organisation de votre travail qu’il vient remplacer. 

Mes cinq outils pour une organisation infaillible au travail

L’agenda électronique

Cela fait 15 ans que j’utilise un agenda numérique et je ne me vois absolument pas faire machine arrière. Adieu l’agenda papier ! Vive l’agenda numérique sur mon smartphone. 

Il m’est indispensable car possède de nombreuses fonctionnalités qui sont précieuses et qui soulagent ma mémoire. Il peut aussi se partager avec les personnes de votre choix : collaborateurs, membres de votre famille. 

Pour optimiser son utilisation, voici quelques conseils :

  • Y noter clairement vos rendez-vous et réunions, ne pas hésiter à utiliser la possibilité d’inviter les personnes concernées. Cela leur enverra une notification correspondant au rendez-vous que vous avez fixé ensemble. Il existe aussi une fonctionnalité « temps de trajet » qui permet d’afficher et bloquer dans votre agenda la plage correspondant à ce temps là. 
  • Bloquer des plages de travail spécifiques sur vos projets : c’est crucial, et n’en dérogez pas.
  • Utiliser efficacement l’espace « Notes » : cela permet de noter des points que vous voulez aborder au RDV, d’y indiquer les dossiers à emporter, de préciser des éléments en lien avec la réunion à venir… Vous pouvez aussi joindre une invitation ou trou autre doucement utile.
  • Activer le mode « Alerte » : je l’utilise par exemple pour mes RDV de coaching professionnel en demandant à mon smartphone de me prévenir 2 jours avant. Cela me permet de penser à envoyer un SMS de confirmation du rendez-vous à mes coachés, habitude que j’ai prise afin d’éviter les RDV manqués de leur part. Je mets aussi une alerte 10 minutes avant le début d’une webconférence afin de me connecter à l’heure. Je peux ainsi restée concentrée sur la tâche en cours sans avoir à surveiller l’heure.
  • Très pratique aussi la fonction « Recherche » pour retrouver un événement passé ou à venir. 

Attention : pour une bonne gestion de votre temps, vous devez avoir une excellente gestion de votre agenda. Ne programmez que 70 % de votre temps. Cela vous laisse la place pour accueillir les imprévus, répondre aux tâches urgentes, lire et répondre aux mails. 

Le carnet de notes

OK. Je vois déjà ce que vous dites : il n’y a rien de révolutionnaire à cela. Oui, d’accord avec vous, rien de transcendant. Cela peut même faire « old school », ringard… tout ce que vous voulez. 

Mais pour moi, le carnet A4 à feuilles détachables a de nombreuses vertus. 

Et il fait partie de mes outils les plus efficaces de prise de notes. Ecrire à la main est un excellent moyen de mémorisation, meilleur que celui de taper à l’ordinateur. 

Je l’emmène systématiquement à tous mes rendez-vous et réunions

Chaque nouvelle prise de note démarre en haut d’une page, indiquant l’objet de la réunion ou du rendez-vous, la ou les personnes présentes et la date bien visible. Cela me permet de retrouver très vite ce que je cherche ensuite. J’y note aussi toutes les conversations téléphoniques à contenu et échanges importants.

En revanche quand ma prise de notes doit être partagée avec mon équipe ou un autre interlocuteur, je rédige le plus souvent possible le compte-rendu en live sur mon ordinateur. Ce qui constitue un gain de temps appréciable car il n’est nul besoin de consacrer ensuite du temps de bureau à cela. 

S'organiser au travail avec un carnet de notes
S’organiser au travail avec un carnet de notes

Le cahier me permet en toute circonstance de revenir sur mes notes, sans avoir à allumer mon ordinateur et ouvrir le fichier recherché. C’est rapide et instantané. 

En utilisant un cahier avec des feuilles détachables, j’ai aussi la possibilité de classer la feuille dans le dossier papier ou de la scanner pour l’archiver dans le dossier électronique correspondant.

Quand mon carnet est terminé, je note sur la couverture à quelle période de travail il correspond et je l’archive.

Voilà : simple, économe en temps, efficace en organisation. Pourquoi faire plus compliqué ?

Le bullet journal, mon outil fétiche 

Pour moi, c’est le must de l’organisation. 

Avant de créer mon bullet journal, j’ai essayé plein de technique différentes : les to do listes, les post it, les notes sur papier ou sur l’ordi, classées ou non selon des thématiques, des applis spécifiques… Rien à faire, je ne trouvais pas cela optimisé.

Mon bullet journal : un concentré d’informations et d’efficacité

Alors, oui. Je vais encore vous parler d’un outil manuscrit que je tiens dans un beau cahier ligné… Mais quelle efficacité !

C’est le meilleur outil anti procrastination que je connaisse. Il a aussi l’avantage d’être extrêmement visuel : à la fois sur les tâches à accomplir que sur les actions réalisées. S’organiser au travail avec un bullet journal est d’une haute efficience.

Comme je suis toujours dans l’optique de m’organiser rapidement avec la plus grande efficacité possible, mon bullet journal professionnel est tout simple et adapté à mon organisation. Par exemple, il ne contient pas de pages « Calendrier annuel » ou « mensuel » car cela ferait doublon à mon agenda. 

Je crée des pages pour les tâches du mois en cours et des pages pour les tâches quotidiennes. J’utilise les « bullet » pour identifier où en est la tâche : 

  • à faire ➡️ un point; 
  • réalisée ➡️ signe x; 
  • ou reportée ➡️ signe >;

Les tâches qui sont absolument à exécuter dans la journée sont identifiées par une étoile. Elles sont ultra prioritaires et très visibles dans ma liste de la journée. Les rendez-vous et réunions du jour sont signalés par un rond. 

S'organiser au travail grâce au bullet journal

Le secret d’un bullet journal puissant : découper tout ce que vous avez à faire en petites tâches ou en 1ère action à mettre en oeuvre, comme le préconise David Allen dans sa méthode GTD (Getting Things Done). Cela permet d’enchaîner toutes vos tâches sans avoir à réfléchir puisqu’elles sont notées. 

Organiser son travail au quotidien en seulement 10 minutes avec le bullet journal

Chaque soir, je fais le point sur les tâches réalisées dans ma journée. Et je visualise celles qui n’ont pas pu être exécutées et qui sont à reporter. Puis, je note les actions à réaliser pour la journée du lendemain. 

Je crée aussi régulièrement des pages thématiques pour y inscrire, et ainsi soulager une fois de plus ma mémoire, toutes les idées et actions en lien avec un projet. Par exemple, j’ai une page « Améliorations à porter sur le blog » ou encore une autre « Idées d’articles Bouge Ta Vie Pro ». 

Entre l’agenda et le bullet journal, je n’ai pas besoin de garder en tête tout ce que j’ai à faire. J’ai l’esprit libéré quand je rentre à la maison. Et cela me change la vie

Vous trouverez sur Internet de nombreux exemples de Bullet Journal. Certains sont de véritables oeuvres d’art… et je suis admirative. Mais pour ma part, je n’utilise que son côté ultra-pratique, sans dessins et sans passer du temps à l’enjoliver. Cela demanderait beaucoup plus de temps et ne poursuit donc pas suffisamment l’objectif de s’organiser efficacement au travail en un minimum de temps.  

Et autant vous dire qu’en y consacrant 5 minutes le matin et 5 minutes le soir, j’ai une planification de mon travail en béton. Ce qui compte avant tout, c’est d’en avoir une utilisation quotidienne. 

Alors si vous cherchez à mieux vous organiser au travail, lancez-vous dans un bullet journal. La haute performance est en vue !

Maintenant que je vous ai présenté mes 3 outils principaux d’organisation professionnelle, je vais partager avec vous 2 astuces de travail gain de temps

Le scanner du téléphone

Voilà un outil qui me fait gagner un temps fou.

Que ce soit à la maison, en déplacement, au bureau, je l’utilise très souvent pour scanner instantanément des documents. Si une haute qualité n’est pas requise, cela prend beaucoup moins de temps que d’allumer l’imprimante, scanner le document, récupérer le fichier sur l’ordinateur et créer le mail pour envoyer le document.

Autre avantage : comme le scan est disponible sur le téléphone, il est de suite diffusable à mes interlocuteurs par SMS, mail, Messenger, WhatsApp…

Pour ma part, j’utilise la fonction scan inclus dans l’ampli « Notes » de mon smartphone, ou bien une application gratuite : Camscanner. Il en existe d’autres, à vous de faire votre choix.

La fonction vocale du téléphone

Quelle fonction magique ! Que de gain de temps  ! 

Je vous l’accorde, je ne suis pas hyper rapide au clavier. Je fais souvent des fautes de frappe,  des inversions de caractères qui prennent du temps de correction. 

Avec la fonction vocale, je dicte mes textes, cela va tellement plus vite. Je m’en sers en toute occasion :

  • écrire un SMS; 
  • rédiger un mail; 
  • pré-rédiger les articles de ce blog. Je commence toujours par dicter le contenu qui me vient spontanément. Cela constitue la base de l’article que je n’ai plus qu’à reprendre et compléter ensuite.
  • écrire un compte-rendu de réunion; 

Alors, comme tout nouvel outil, il y a un petit coup de main à prendre pour parler de façon distincte et pas trop vite, de manière à ce que la fonction vocale capte bien les mots et les transcrive correctement.

Une fois que cette habitude est prise, c’est un outil vraiment précieux.

Autre exemple : un jour, je devais l’inventaire d’un appartement.  Quoi de plus fastidieux ? Avec la fonction vocale, tout était au propre en 15 minutes chrono !

À vous de jouer maintenant. S’organiser au travail, ce n’est pas sorcier en fait. Cela demande juste de mettre en place quelques routines avec des outils qui vous plaisent et qui vous rendent service.

A très bientôt pour de nouvelles astuces d’organisation professionnelle.

Photos par Cayley Nossiter on Unsplash; Karolina Grabowska et Willfried Wende de Pixabay; Anne-Claire Quenardelle de Bouge Ta Vie Pro;

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17 commentaires

  • Mylène

    Bonjour Anne-Claire,
    Merci pour cet article qui reprend quelques fondamentaux (comme ne pas changer d’outil d’organisation à chaque mode).
    Oui, c’est vrai, mettre en place une organisation met un peu de temps, mais quel gain de temps par la suite (et quel allégement de la charge mentale!).
    Pour ma part, j’utilise Le bullet journal (depuis cette année et ça me change la vie, car pour moi je peux y rajouter quelques prises de notes ou d’autres actions prioritaires).
    Je l’adore!
    Je copierai ton système avec les points, les croix et les flèches. C’est simple, visuel, rapide!

    Mon cahier de prise de note habituel, ou je note tout, absolument tout. C’est un suivi de ce que j’apprends au grè de mes rencontres, réunions, formation, écriture d’article.

    Enfin, mon agenda sur mon téléphone, avec des rappels, pour moi c’est un indispensable ainsi que le scanner dont tu parles (ce dernier m’a déjà sauvé plus d’une fois!).

    Enfin, dernier outil que j’utilise pour le suivi de mes actions quotidiennes : fichier excel fait par mes soins.

    L’outil auquel j’avais oublié (mais pourtant, c’est évident que ça va me faire gagner du temps): l’enregistrement vocal pour la retranscription texte! Génial, je n’y avais pas pensé!

    Merci pour cet excellent article.
    Au plaisir de lire votre prochain article 🙂

    • Anne-Claire Quenardelle

      Mylène, contente de ton retour ultra positif sur le Bullet Journal. Je trouve cet outil merveilleux, je pense que cela se sent dans l’article. il me décharge tellement le mental. Je me sens beaucoup plus zen et libre. Je vois que tu es déjà bien organisée. Extra !
      Et bonne continuation 🙂

  • Olivier

    Bonjour Anne-Claire,

    Félicitations pour votre blogue.

    Il est vrai que s’organiser au travail peu faire peur, mais pour dire vrai cela ne demande pas beaucoup d’efforts et cela peut nous apporter énormément !

    Pour ma part je privilégie les méthodes les plus simples, mais également les plus efficaces. En effet, les techniques trop compliquées à implémenter au quotidien son vite abandonnées :
    – Prendre des notes
    – Faire une liste de tâches et choisir en début de journée celles à prioriser
    – Documenter les actions menées pour éviter de perdre du temps à les refaire une deuxième fois

    Le tout décentralisé sur le Cloud, pour y avoir accès depuis mon téléphone ou mon ordinateur.

    Au plaisir de vous lire 🙂

  • Antoine

    Je suis entièrement d’accord avec toi pour le scanner sur portable, ça change la vie ! xD Et le bullet journal il faudra que j’essaye, ça m’aidera sûrement à mieux m’organiser 😉 Cool ton article en tout cas ! 🙂

  • Carine

    Merci pour cet article !
    Pour ma part, je reste très traditionnelle et fidèle au papier : agenda papier, carnets garnis d’idées et de projets en tous genres et un simili bullet journal. Simili bullet, parce qu’il est absolument affreux, raturé dans tous les sens, mais il reste pratique et fait ce que je lui demande !
    J’ai essayé de multiples outils électroniques, mais finalement, aucun outil ne me convient parfaitement. Et effectivement, après avoir changé x fois en fonction des conseils des uns et des autres, j’ai fini par garder mes bons vieux carnets et stylos !

    • Anne-Claire Quenardelle

      A chacun son système Carine. Tu as essayé certains outils, ils ne te conviennent pas. C’est ok. Ce qui est essentiel, c’est d’avoir une bonne organisation, mais de de ne pas s’encombrer avec. Pas la peine d’ajouter de la perte de temps à de la perte de temps 😆

  • Severine

    L’organisation au travail! Un aspect sur lequel je dois me repencher régulièrement.
    Je n’utilise pas du tout la fonction vocale, et ta suggestion de l’utiliser pour des email ou même pour poser les bases de tes articles me bonne bien envie d’essayer.
    Je recommande aussi Camscanner. Ça a complètement révolutionné ma prise de note, et échanges d’information.
    J’ai commencé à l’utiliser après les classes d’anglais. Je prenais en photo le tableau avec toutes ls notes pour ensuite le partager avec les élèves, et permettre aux absents de ne pas avoir de retard.
    Donc ça peut tout aussi bien s’adapter à des réunions, brain-storming etc.

    • Anne-Claire Quenardelle

      Excellente idée de prendre le tableau en photos pour partager avec tous les élèves. Il faudrait que je le suggère aux professeurs de mon fils. Que d’astuces de travail ! Merci!!!

  • Valentine

    J’ai découvert récemment la fonction vocale du smartphone et clairement ça a changé ma vie ! Les sms sont hyper rapides à envoyer donc adieu la procrastination pour répondre aux messages.

    Pour le bullet journal : c’est dans l’air du temps et j’ai lu plusieurs articles à ce propos sans jamais me laisser vraiment convaincre. Ca me semble souvent trop sophistiqué pour moi. Ta version a le mérite d’être simple. Tu aurais un conseil pour commencer à s’y mettre de façon très abordable, ou une ressource ?

    • Anne-Claire Quenardelle

      Voilà un lien Valentine vers un blog qui le présente simplement. https://sohohana.com/bullet-journal-la-methode-en-10-etapes
      Côté budget, tu prends un cahier simple 96 pages, ou un cahier ligné plus sympa à mon goût. Un cahier me fait un an environ. Donc budget vraiment light. Ce qui compte, c’est le contenu que tu vas y inscrire et la régularité à le tenir !
      Essaye sur 20 jours… et fais le bilan. Si cela t’a plu, tu continueras sans plus te poser de questions.
      Alors, tu te lances ?

  • Anne-Lise - Grandir en langues

    Merci pour cet article bien utile qui me montre aussi que j’ai pas mal de progrès à faire 🙂 Aurais tu une solution pour des personnes comme moi qui notent dans leur agenda mais qui ne le regarde jamais? Donc j’y déroge constamment….Je plussoie par contre la version vocale du téléphone qui est vraiment pratique !

    • Anne-Claire Quenardelle

      Je te propose de te créer une habitude, une routine de démarrage de travail. Quand tu t’installes pour travailler, la première chose que tu peux faire, c’est d’ouvrir ton agenda. Et tu ne te donnes pas le droit de faire autre chose (même de consulter tes mails), tant que tu n’y as pas jeté un oeil. Avant de commencer à travailler, je note dans mon Bujo systématiquement. Cela prend 5 minutes et cela me met au clair pour la journée.

  • Jung

    J’adore ces articles ^^ J’en ressors toujours avec tout plein d’astuces nouvelles.
    Je n’utilise pas assez mon agenda électronique. Je suis encore de la vieille école, il faut que je note les choses.
    Par contre, j’ai voulu essayer le BuJo mais j’ai trouvé que ça me prenait trop de temps. Alors j’ai abandonné pour une solution à cheval entre l’agenda papier et le BuJo, il s’agit du M3 Journal. Et j’en suis bien satisfait.
    Sinon, la fonction vocale du téléphone est la meilleure astuce du monde ! Je prends énormément de notes via mon Dictaphone.

    • Anne-Claire Quenardelle

      Extra ! Merci pour ton retour Jung. Il faut surtout construire sa propre organisation et si tout est fluide et efficace, c’est que c’est bien assez ! Bravo

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